لاشك أن نجاح أي مشروع يعتمد بنسبة كبيرة على كيفية إدارته، ولهذا تعد ادارة المشاريع الاحترافية أحد العلوم التي تم تخصيص كتب لها، تُرى ما هي أساسيات ادارة المشاريع؟ وكيف يكون الهيكل التنظيمي لمكتب ادارة المشاريع؟ وماذا عن نظام الإدارة وكيفيته؟ كل تلك التساؤلات نُجيب عليها بين سطور هذا المقال فتابعونا.

 اساسيات ادارة المشاريع:

قبل الحديث عن اساسيات ادارة المشاريع الاحترافية علينا الحديث عن ماهية إدارة المشروعات ذاتها، إن مفهوم الإدارة لأي مشروع هو ببساطة التخطيط والتنظيم والتحكم بموارد هذا المشروع وتوجيهها لتحقيق الغرض الأساسي منه، سواء كان هدف ربحي أو اجتماعي أو أيا كان، تتم عملية التخطيط وفق ميزانية محددة ووقت محدد وتسلسل معين من المراحل التي تحقق أهداف المشروع.

يجب أن تتضمن إدارة المشاريع بعض الأساسية والتي تتمثل في الخطوات التي يجب الالتزام بها، وهي:

أولا التمهيد والتحليل:

لا يمكنك وضع خطة لإدارة مشروع دون تحليل السوق والتعرف على المتطلبات الأساسية وفهم بيئة العمل بشكل جيد والتأكد من السيطرة على عناصر المشروع من:

  • موارد بشرية.
  • خامات.
  • وقت.
  • تمويل.

ولا يمكنك التحليل دون التعرف على القدرات الحالية التي تعمل وفقها ومدى حاجتك لزيادة تلك القدرات، بالإضافة إلى التحليل المالي الصادر والوارد للتعرف على معدل الإنفاق الحالي ومعدل الكسب المتوقع.

ثانيا الخطة والاستراتيجية:

لا يمكنك إدارة أي مشروع مهما كان دون وضع خطة مناسبة لطبيعة المشروع تقودك في النهاية إلى تحقيق أهدافك، ولا خطة ناجحة دون التعرف على مدى التوافق بين عناصر المشروع من:

  • تكلفة.
  • وقت .
  • موارد.
  • معدل العمل المُستهدف.
  • عوامل المخاطرة المُتوقعة.

وبناءا على تلك العناصر يتم:

  • وضع الاستراتيجية.
  • تقييم كفاءة الموارد المتاحة لخدمة الأهداف المرجوة.
  • اختيار فريق للتخطيط بناءا على الموارد المتاحة.
  • ترتيب الأولويات وفقا للأهداف.
  • تقدير الميزانية وفقا للموارد المتاحة.
  • جدولة الخطة.

ثالثا التنفيذ:

تبدأ مرحلة تنفيذ الخطة بعد الحصول على كل الموافقات اللازمة، والتنسيق الجيد بين الجهات المسؤولة عن التنفيذ، وتتم عملية تنفيذ المشروع على مرحلتين:

  • مراقبة التنفيذ:

إن المراقبة أو بالأحرى متابعة تنفيذ الخطة واحدة من أهم أساسيات ادارة المشاريع الاحترافية، ومن خلال المراقبة يتم:

  • قياس مدى التقدم المرحلي.
  • تقييم التكلفة ومدى سيرها وفقا للخطة الموضوعة.
  • تصحيح المسار وفقا للمستجدات التي تحدث خلال مرحلة التنفيذ.

وهنا يجب التنويه على مرونة الاستراتيجية او الخطة التي بدونها قد تواجه الكثير من المشكلات خلال مرحلة التنفيذ.

  • التسليم:

وتلك هي المرحلة الأخيرة من مراحل إدارة المشاريع والتي يتم بها إغلاق المشروع رسميا وهنا:

  • يتم إغلاق جميع الأنشطة الخاصة بالمشروع.
  • إتمام كافة الاتفاقات وفقا لما تنص عليه العقود.

الهيكل التنظيمي لمكتب ادارة المشاريع:

لا يمكننا القول أن هناك نموذج محدد للهيكل التنظيمي لمكتب ادارة المشاريع حيث أن هناك العديد من الطرق التي يمكن هيكلة مكاتب إدارة المشروعات وفقها:

أولا نموذج مكتب PMO لإدارة المشاريع:

هناك 4 مستويات يتم هيكلة المكتب وفقها هي:

  1. مستوى المؤسسة.
  2. مستوى الإدارة.
  3. مستوى الأقسام.
  4. مستوى المشروع.

وفقا لهذا النموذج لكل مؤسسة هيكلها التنظيمي الخاص وفقا لأهدافها وموردها وسياستها، وبناءا عليه يتم تصميم الهيكل وفقا لهذه العوامل.

أما عن المهام فهي كما يلي:

 مهام رئيس الـ PMO:

تلك الوظيفة في هذا النموذج من نماذج الهيكلة تتطلب شخص لديه مهارات قيادية وإدارية عالية أما عن المسؤوليات والمهام فهي كما يلي:

  1. وضع وتنفيذ كراسة الشروط.
  2. وضع استراتيجيات العمل.
  3. وضع إطار زمني للمشروع.
  4. إدارة المشروعات بحيث لا يحدث تداخل.
  5. تغيير الاستراتيجية وفقا لسير المشروع وإبلاغ الأقسام بذلك.
  6. إدارة موظفي المكتب.

مهام أخصائي المشروع:

  1. تحليل المخاطر.
  2. توفير تقنيات التخطيط.
  3. ضمان الجودة.
  4. الهيكلة.
  5. استخدام الأدوات. لتنفيذ الاستراتيجية.

مهام مسؤول المشروع:

  1. تنفيذ تعليمات الإدارة.
  2. تقديم تقارير الأداء خلال الخطة الزمنية الموضوعة.
  3. تسهيل مهمة المراجعة.
  4. إنشاء وصيانة نظام المعلومات.

ثانيا نموذج P3O لهيكلة مكاتب إدارة المشاريع:

وفقا لهذا النموذج هناك مكتب دائم، يتفرع منه بعض المراكز والمكاتب كما هو موضح بالصورة التالية:

يمكنك الاختيار من بين هذين النموذجين لهيكلة إدارة المشروعات بطريقة احترافية، وتعد تلك الهيكلة واحدة من أساسيات الإدارة باختلاف طبيعة المشروعات.

 ادارة المشاريع التنموية

لاشك أن لكل مشروع طبيعته وأهدافه الخاصة، ولكل طبيعة وهدف آلية مختلفة في الإدارة، ولو أردنا الحديث عن المشاريع التنموية وكيفية إدارتها وأهمية ذلك لوجدنا أن هنالك العديد من البرامج لإدارة المشاريع التنموية والتي يمكنك الاعتماد على أيا منها إلا أننا نود إلقاء الضوء على أهمية وطبيعة تلك المشروعات.

تهدف إدارة المشاريع التنموية إلى تحقيق أهداف المشروع بتكلفة أقل وفاعلية أعلى، ولا تقتصر أهمية إدارة المشروعات التنموية بكفاءة على تحقيق الأهداف بشكل أفضل فحسب، بل يمتد الأمر إلى:

  1. زيادة كفاءة وقدرات المديرين من خلال الاعتماد على استراتيجيات إدارية مميزة تُثقل مهاراتهم.
  2. متابعة أداء وسير العمل والتقييم بناءا على ذلك وتغيير الخطة للوصول إلى أفضل نتيجة إن لزم الأمر.
  3. اكتساب مهارات أكبر مثل إدارة الموارد البشرية وإدارة الوقت والتوثيق وإدارة المشكلات.
  4. متابعة سير المشروع وفقا للأهداف المنشودة.

ولهذا لا غنى عن إدارة جيدة للمشروعات التنموية تسير وفق الخطة الموضوعة وصولا إلى تحقيق الأهداف من المشروعات.

 كيفية ادارة المشاريع:

عادة ما تحتاج إدارة المشروعات إلى إجراء العديد من الدراسات للوصول إلى الاستراتيجية الأكثر فعالية لتنظيم الأعمال الإدارية المختلفة بكافة مستوياتها والوصول بالنهاية إلى الغاية من قيام المشروع ذاته، أما عن كيفية الإدارة فهي تتم وفق ما يلي:

أولا إدارة الموارد البشرية:

لاشك أن الموارد البشرية واحدة من أسس أي مشروع ناجح، وهي أداة من الأدوات التي تقود الغدارة نحو تحقيق أهدافها، ولهذا على الإدارة الناجحة أن تهتم باختيار الأشخاص المناسبين لمختلف الوظائف بمنتهى الدقة.

يتطلب إدارة الموارد البشرية بنجاح إلى:

  1. تحديد المهارات المطلوبة من كل موظف.
  2. توزيع الأعمال والمهام وفق نظام العمل الذي تم تحديده.
  3. مراقبة مدى انتاجية وفاعلية الموظفين بشكل مستمر.

ثانيا إدارة الموارد المالية والمعدات:

عليك التأكد من أن المشروع يتم تنفيذه وفق الموارد المالية المتاحة، والميزانية المحددة دون أية معاناة من نقص أو قصور في الأموال، هذا إلى جانب الاهتمام بتوفير المعدات والأجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذ المشروع.

ثالثا إدارة المخاطر:

قد لا تتمكن من توقع كل ما سيحدث بالمشروع وهنا لابد من وضع استراتيجية لإدارة المخاطر، يتم تحديد الاستراتيجية وفقا لطبيعة المشروع وطبيعة الخطر ذاته.

ولا تُكلل الإدارة بالنجاح في تحقيق الأهداف دون مراقبة ومتابعة مستمرة لسير المشروع  في كافة مراحله وفق ركائزه الأساسية التي تتمثل في:

  1. الأموال.
  2. الإدارة.
  3. الأيدي العاملة.
  4. أدوات الإنتاج.

الدليل المعرفي لإدارة المشاريع:

إذا كنت أحد المهتمين بالتزود العلمي فيما يخص إدارة المشاريع الاحترافية فهنالك العديد من الكتب التي تشرح علم الإدارة بكافة جوانبه، ومن أبرز تلك الكتب هي الدليل المعرفي لإدارة المشاريع.

يُعرف الكتاب باسم (PMBOK Guide) وهو أحد الكتب الصادرة عن جمعية إدارة المشاريع، الكتاب هو أحد الكتب المعتمدة من قبل الجمعية الأمريكية للمواصفات والقياسات ANSI وهو ما يُضفي على الكتاب الكثير من الاهمية النابعة من اعتماده من قبل كيان هام مثل AVSI.

يمكنك الاعتماد على مثل هذا الكتاب لاكتساب مزيد من المعرفة، كما يمكنك الاعتماد علينا في weedo لإدارة المشاريع بمنتهى الاحترافية.